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DOCUMENTOS COMERCIALES, DOCUMENTOS NEGOCIABLES Y NO NEGOCIABLES

Los documentos comerciales los podemos clasificar en dos grupos:

Documentos Comerciales Negociables

Son básicamente los títulos valores y estos se dividen en:

​Instrumentos.- Son documentos titulo valor en los que se da constancia de un derecho o un deber adquirido,normalmente para soportar deudas. (Pagaré,letra de cambio, factura cambiaría, cheque)

​Valores.- Son documentos que acreditan inversiones en propiedades tanto publicas como privadas.(Bonos, acciones, certificados de deposito, etc).

Entre los tipos de documentos comerciales negociables tenemos:

CHEQUE

El cheque es un documento que amparado en la Ley Cambiaría y del Cheque confiere a su legítimo tenedor en acreedor del librador. Así mismo se dice que el cheque es un documento ejecutivo debido a que confiere al tenedor la capacidad de actuar judicialmente contra el librador en el momento en que se produzca el impago debiendo aportar el tenedor tan sólo la documentación acreditativa de que se ha producido el impago.

  • Características de emisión

Guía rápida y visual de las características de emisión del cheque bancario

Un cheque puede ser emitido por cualquier persona física o jurídica que tenga capacidad legal para endeudarse. Así en el caso de las personas físicas estas han de ser mayores de edad.
En el caso de las personas jurídicas se deberán respetar las siguientes normas:
Antefirma, concepto por el que actúa el firmante y en nombre de quién.
La persona que actúa como librador esté autorizada en documento suscrito con la entidad librada, esto es, la persona firmante esté apoderada por parte de la empresa para la firma de créditos.
Según la Ley Cambiaría y del Cheque no es preceptivo que el documento tenga como domicilio de pago una cuenta bancaria de tal modo que un cheque será considerado como tal siempre y cuento en dicho documento queden reflejadas los siguientes datos:

  • Denominación de "cheque", en el propio documento.
  • En los documentos que muestren disparidad entre la cantidad en letra y en número se tomará como válida la letra.
  • Fecha de emisión.
  • Firma autógrafa.



Leyenda:
1. Datos de la entidad bancaria y sucursal de la cuenta sobre la que se ha de efectuar el pago.
2. Código cuenta cliente y código IBAN, International Bank Account Number, muy útil si el cheque es cobrado a través de una entidad de otro país.
3. Importe del cheque, valor por el que se puede compensar, expresado en números. Es aconsejable comenzar y terminar dicho importe con una almohadilla "#".
4. Persona a favor de la que se emite el cheque. Dicha persona puede ser tanto una persona física como jurídica o no estar designada.
5. Importe del cheque, en este caso expresado en letras. En caso de duda esta es la cantidad que prevalece, si no se rellena todo el espacio suele rellenarse con una ralla horizontal.
6. Lugar y fecha de emisión del cheque.
7. Serie, tipo y número de documento, cada cheque es único siendo esta numeración la utilizada para identificarlo.
8. Lugar reservado para la firma del emisor del cheque, hay que tener en cuenta que dicha firma ha de ser autógrafa y en el caso de firmar por cuenta de una empresa además de la firma de la persona apoderada se ha de colocar una antefirma, normalmente el sello de la empresa.
9. Serie, tipo y número de documento reservado para la lectura mecánica del cheque.

PAGARÉ

Un pagaré es un título que registra una obligación de pago. La persona que lo emite, que se conoce como suscriptora, se compromete a pagar a un segundo individuo (el beneficiario o tomador) una cierta cantidad de dinero en un plazo estipulado. Por ejemplo: “No te preocupes, mañana mismo te entrego un pagaré y cerramos la operación”.
Como instrumento formal de pago, un pagaré debe cumplir con requisitos de validez. El documento tiene que incluir, ya sea al principio o en otra parte, la palabra pagaré que lo identifica como tal. Por otra parte debe detallar la cantidad de dinero que se pagará con sus correspondientes intereses tanto en letras como en números. Es importante tener en cuenta que el pagaré obliga al pago en la fecha estipulada, lo que lo distingue de la letra de cambio.
Es importante recalcar que en muchas ocasiones suele confundirse lo que es un pagaré con una letra de cambio, pero hay que dejar claro que son elementos diferentes. En este sentido, y además de lo expuesto, podemos exponer que una de las principales divergencias que existen entre ellos es que mientras que el contenido del citado pagaré lo que recoge es una promesa de pago, en la letra lo que incluye es una orden de pago.
De la misma forma, tampoco podemos pasar por alto el hecho de que cuando nos referimos a una letra de ese tipo estamos hablando de un documento donde aparecen tres sujetos personales: el girador, el girado y el beneficiario. En el caso del pagaré, por su parte, sólo existen dos y son el suscriptor y el tomador.
El nombre del beneficiario (ya sea una persona física o jurídica), la fecha y la sede de pago, la fecha y el lugar en que se firma y la firma del suscriptor también son requisitos formales del pagaré.
Los pagaré pueden transmitirse mediante endoso, siempre que se transmita el monto total del mismo (es decir, no puede transmitirse a través de un endoso sólo una parte del pagaré).
El pago parcial es una opción que tiene el suscriptor y que debe ser aceptada de forma obligatoria por el tomador, quien retendrá el documento hasta no recibir el pago íntegro. La metodología señala que, al recibir un pago parcial, el tomador deberá registrarlo en el cuerpo del pagaré y entregar un recibo.
Para concluir el análisis de este término tenemos que exponer igualmente que pagaré es la forma verbal que corresponde a la primera persona del singular del futuro de indicativo del verbo pagar. Este se define por ser la acción mediante la que alguien lleva a cabo la satisfacción a otro de lo que le debe.

LETRA DE CAMBIO

Documento mercantil que posee relevancia e influencia ejecutiva. Por medio de su emisión, el librador (también conocido como girador) ordena al librado (girado) que abone un determinado monto de dinero al tomador (beneficiario) o a quien éste designe, siempre en el marco de un plazo específico.
La letra de cambio consiste, por lo tanto, en una orden escrita impulsada por un sujeto para que otro individuo pague una cierta cantidad de dinero a un tercero en un plazo a establecer. Cuando el librado firma la letra de cambio, se está comprometiendo a pagar y adquiere una obligación.
Las letras de cambio poseen una fecha de vencimiento, que corresponde al día en que éstas deberán ser pagadas. Pueden distinguirse cuatro tipos de vencimientos: las letras giradas a día fijo (que vencen en dicha fecha), las letras libradas a la vista (vencen en el acto de su presentación al pago), las letras giradas a un plazo desde la fecha (las cuales deben ser saldadas una vez que se cumple el plazo indicado) y las letras libradas a un plazo desde la vista (vence a partir de su fecha de la aceptación).
Para que un documento de este tipo sea considerado legal debe cumplir una serie de requisitos:
* Identificación del librado: identidad completa de la persona física o todos los datos de la razón social que tendrá que pagar ya que, si existe algún error en este campo, la letra de cambio carecerá de validez;
* Fecha y lugar de libramiento: debe especificarse dónde se realiza y el día, mes y año de dicha emisión;
* Importe: la suma expresada debe citarse tanto en números como en palabras, junto a la aclaración de la moneda en que se concretará el pago (en el caso de que el pago se realice en moneda extranjera, es necesario señalar, en el día de pago, el tipo de cambio entre ambas divisas);
* Vencimiento: de acuerdo al tipo de documento la fecha de vencimiento cambiará pero en la letra de cambio debe señalarse cuándo terminará el plazo del deudor para saldar la deuda;
* Designación del tomador: datos identificativos del librador de la letra, tanto nombre y razón social como dirección exacta en la que se domicilie la letra;
* Número de la cuenta: a la que el banco del librado deberá abonar el importe de la letra;
* Aceptación y firmas: ambas partes dejarán constancia de que han realizado esa operación con total libertad y firmarán para aprobar esto.
Diferencias entre letra de cambio y cheque
Antes de explicar las diferencias entre estos dos documentos es necesario hablar sobre sus similitudes. Ambos son títulos de valores de contenido crediticio, es decir que permiten dejar constancia de que existe una deuda entre dos personas (ya sean físicas o jurídicas); sin embargo, no implican exactamente lo mismo.
La letra de cambio no requiere de un formulario especial, sino que puede realizarse en cualquier documento privado; el cheque, en cambio, como queda estipulado en el artículo 712 del Código de Comercio, sólo puede ser expedido en el formato de chequera que se le entregará al librado en su banco.
Además, al emitir un cheque es obligatorio realizar el protesto (una diligencia donde se acredita que un determinado documento se ha presentado al cobro y no ha sido pagado), mientras que en la letra de cambio sólo debe hacerse en caso de que algunas de las partes haya incluido la cláusula “con protesto”.
Al emitir un cheque se exige que el librador posea una cuenta corriente en el mismo banco del librado, mientras que en la letra de cambio este requisito no existe. Por otro lado, en el caso de un cheque el librado será el banco. Como última diferencia, la letra de cambio permite pautar un porcentaje de intereses.
Cabe mencionar que la la letra de cambio supone uno de los documentos más destacables en lo que se refiere a efectos comerciales, donde alguien tiene un derecho de crédito que le permitirá cobrar algo de un tercero.

BONOS

Los Bonos son títulos valor que emiten empresas o entidades de cualquier tipo con el fin de obtener recursos del mercado de capitales.
Estos títulos representan una parte de un crédito constituido a cargo de quien lo emite.
Su plazo mínimo es de un año, cuando se regrese la inversión recibirá una tasa de interés que fija el emisor de acuerdo con las condiciones de mercado, al momento de realizar la colocación de los títulos y son de renta fija.

FACTURA CAMBIARIA

Es un título de crédito que incorpora la obligación de pagar una suma cierta de dinero dentro de un plazo determinado; a la vez que describe las mercaderías que se han vendido como objeto del contrato que le da nacimiento al título.

Documentos Comerciales No Negociables

Este grupo lo conforman los documentos de registro o soporte dentro de la empresa divididos en:
Contables.- Son los documentos que se generan a partir de una transacción por lo cual genera un hecho contable del que se debe tener registro.(Factura, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, nota débito, nota crédito, recibo de caja, etc)
No Contables.- Son documentos de información. (Cotización, remisión, orden de compra, pedido)

FACTURA

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad,la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes eimpuestos que se causen y las condiciones de pago.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

Estar denominada expresamente como factura de venta.
Numeración en orden consecutivo.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
Fecha de expedición.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

Nota de Débito

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Función de la Nota de Débito
Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
En qué casos se usa la Nota de Débito
a)En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
b)En los comercios: Cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

Comprobante de Consignación o Retiro

Las corporaciones de ahorro y crédito tienen formatos en libretas para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones:
Depósitos en efectivo o cheques de bancos.
Retiro en efectivo o en cheque.
El comprobante de consignación es donde se relacionan los depósitos de dinero (efectivo, cheques o títulos), realizadas por la empresa o personas naturales en sus cuentas corrientes que tienen en entidades bancarias.
Se advierte que cada entidad bancaria tiene su propio formato pero en términos generales todos tienen los mismos datos fundamentales que son:

*  Fecha
*  Nombre y número bajo las cuales figura la cuenta.
*  Cantidad consignada, tanto en efectivo como en cheques, títulos, etc.
*  Firma del tesorero o quien hace el depósito.
Existen dos tipos de formato suministrados por el banco: uno que emplea para consignaciones en efectivo y cheques de bancos locales.

Oficinas UEST:

La Libertad - Santa Elena - Ecuador

Dirección: Av. 9 de Octubre frente a la plazoleta cívica "Adalberto Montenegro"

Telfs.: 2785234 ó 2781039

E-mail: santateresitalalibertad@yahoo.es

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